EN – Privacy Statement

Privacy Statement

Privacy Reglement Stichting Bewa Ghana – Juli 2013
Om het werk van de stichting te kunnen doen, is het noodzakelijk dat persoonlijke gegevens geregistreerd worden. De stichting gaat uiterst zorgvuldig met deze gegevens om en volgt de richtlijnen van de Wet op Bescherming Persoonsgegevens.
Begripsbepalingen

Persoonsgegevens: Elk geregistreerd gegeven betreffende een natuurlijke persoon.
Zorggegevens: Persoonsgegevens die direct of indirect betrekking hebben op de lichamelijke of de geestelijke gesteldheid van betrokkenen, verzameld door een beroepsoefenaar en/of vrijwilliger in het kader van zijn werkuitvoering.
Verwerking van persoonsgegevens: Elke handeling of elk geheel van handelingen met betrekking tot persoonsgegevens, waaronder in ieder geval het verzamelen, vastleggen, ordenen, bewaren, bijwerken, wijzigen, opvragen, raadplegen, gebruiken en beschikbaar stellen, met elkaar in verband brengen, en het afschermen, wissen of vernietigen van gegevens.
Verstrekken van persoonsgegevens: Het bekend maken of ter beschikking stellen van gegevens.
Verzamelen van persoonsgegevens: Het verkrijgen van persoonsgegevens.

A. Doel van de registratie:

Het doel van de persoonsregistratie is, te kunnen beschikken over de gegevens die noodzakelijk zijn voor het realiseren van de doelstelling van de stichting zoals genoemd in haar statuten en het voeren van beleid en beheer in het kader van deze doelstelling.
Het gebruik van de gegevens vindt alleen plaats volgens de bepalingen van dit reglement.
Er worden geen gegevens in de registratie opgenomen voor andere doeleinden dan bedoeld in lid 1. Ook worden geen gegevens geregistreerd anders dan die voor dit doel noodzakelijk zijn.

B. Verantwoordelijkheden en beheer

Het bestuur van de stichting is verantwoordelijk voor de inhoud en het goed functioneren van de persoonsregistratie.
De secretaris van de stichting is verantwoordelijk voor het (dagelijkse) beheer van de gegevens.
De stichting draagt zorg voor de nodige voorzieningen ter beveiliging van de persoonsregistratie tegen verlies of aantasting van de gegevens en tegen onbevoegde kennisneming, wijziging of verstrekking daarvan.

C. Geregistreerden

De persoonsregistratie van de stichting bevat gegevens met betrekking tot personen met wie de stichting in enige vorm een relatie heeft, zoals bijvoorbeeld donateurs, sponsoren, vrijwilligers en personen met wie wordt samengewerkt in projecten en activiteiten van de stichting om doelstellingen te realiseren.

Opgenomen gegevens

Van de in artikel C1 genoemde categorieën van personen worden ten hoogste de volgende gegevens opgenomen:
a. personalia en identificatiegegevens
b. soort van relatie tussen de stichting en de persoon (bijvoorbeeld donateur, sponsor, vrijwilliger, specifieke deskundigheid of vaardigheid die de persoon aan de stichting aanbiedt)

gegevens die functioneel zijn in verband met deze relatie, zoals bijvoorbeeld bankrekeninggegevens van donateurs en sponsoren, verleende incasso-machtigingen

De opgenomen gegevens zijn uitsluitend afkomstig van de geregistreerde zelf .E. Kennisgevingen verstrekking van gegevens

Bij het aangaan van een relatie met de stichting worden personen in kennis gesteld van dit reglement.
Binnen de stichting kunnen persoonsgegevens verstrekt worden aan degenen die rechtstreeks betrokken zijn bij de realisatie van doelstelling van de stichting waarvoor deze gegevens noodzakelijk zijn.

Buiten de organisatie kunnen persoonsgegevens uitsluitend verstrekt worden op grond van een wettelijke verplichting.

De stichting kan gegevens gebruiken voor statistiek en beleid. In dit geval worden gegevens geanonimiseerd.

Toegang tot de persoonsgegevens

Toegang tot de persoonsgegevens hebben alleen diegenen die namens de stichting betrokken zijn bij de realisatie van doelstellingen van de stichting voor zover dat voor hun taakuitoefening nodig of dienstbaar is.
Het bestuur heeft alleen toegang tot de persoonsgegevens als dit noodzakelijk is in verband met haar algemene verantwoordelijkheid.G. Recht op inzage
Een geregistreerde kan schriftelijk inzage vragen in de van hem of haar geregistreerde gegevens. In dit geval wordt de identiteit van de geregistreerde die om deze gegevens vraagt gecontroleerd.
Op schriftelijk verzoek van de geregistreerde worden diens gegevens verwijderd, verbeterd of aangevuld/gecorrigeerd indien deze onjuist, onvolledig of niet ter zake doende zijn.
De stichting kan weigeren om te voldoen aan het bepaalde onder G1 en G2 voor zover dit noodzakelijk is op grond van:
a. inspectie, controle en toezicht vanwege overheidsorganen of andere organen met een publiekrechtelijke taak b. gewichtige belangen van anderen dan de geregistreerde, het bestuur van de stichting zelf daaronder inbegrepen
De registratie heeft geen verbanden met enige andere verzameling van persoonsgegevens.

D. Bewaartermijn

Na afronding van het kalenderjaar worden gegevens die niet meer gebruikt worden gearchiveerd.
Persoonsgegevens van personen van wie de relatie met de stichting is beëindigd, worden niet langer dan 3 jaar bewaard, tenzij de geregistreerde verzoekt om eerdere of latere verwijdering.
Daarna wordende gegevens op zorgvuldige wijze vernietigd.
Deze bewaartermijn geldt niet voor geanonimiseerde gegevens.

E. Klachten

Indien de geregistreerde van mening is dat de bepalingen van dit reglement niet worden nageleefd of indien hij een andere reden tot klagen heeft, dient hij zich schriftelijk te wenden tot het bestuur van de stichting.
De klager krijgt binnen 6 weken na ontvangst van de klacht antwoord van het bestuur.

F. Looptijd en inwerkingtreding

Onverminderd eventuele wettelijke bepalingen is dit reglement van kracht gedurende de gehele looptijd van de registratie.
Dit reglement is vastgesteld door het bestuur en is in werking getreden per 26 juli 2013. Het reglement is in te zien via de website van de stichting .